規范化管理企業人事檔案分析

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【摘要】企業人事檔案是指勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲等工作中形成有利于各個組織全面地考察了解和正確選拔使用人才的文件材料，也是國家檔案的組成部分。隨著人才市場的發展，新經濟組織的建立和社會保險辦理等，企業人事檔案為維護企業職工的合法權益發揮了重要作用。文章主要論述了規范化管理企業人事檔案的具體措施，供相關人員參考。

【關鍵詞】企業人事檔案；管理；紙質與數字化

檔案共存在收集、整理、編目企業人事檔案的過程中，常遇到檔案材料不齊全或不完備，內容不清楚的材料進入檔案，在接待檔案利用者過程時，部分閱檔者不清楚企業人事檔案的內容和分類，不知如何查閱，也時常遇到不具備查閱檔案條件的人員前來要求查閱和利用檔案等情況。究其原因多是對企業人事檔案不了解造成的。因此，強化企業人事檔案及管理意識，理解企業人事檔案概念對企業實現人事檔案規范化管理意義重大。

1夯實企業人事檔案基礎業務工作

（1）隨著《中華人民共和國檔案行業標準企業檔案工作規范》（DA/T42—2009）的與實施，確立企業內部檔案工作原則、制度，統一企業館室之間的標準，有效地促進企業檔案業務基礎工作規范化。企業人事檔案的管理是企業檔案管理的專業檔案之一，是一個動態的過程，企業人事檔案的形成是隨著當事人成長而連貫性補充與累積新內容的過程。維護本企業人事檔案完整、及時和安全，使本企業人事檔案提供利用和轉遞歸檔符合組織手續及程序有據可依，為保證本企業每個職工職業生涯歷史記錄完整、準確，企業內部應定期和不定期地認真開展人事檔案全面清查整理工作，對清查審核工作中存在的問題，例如業務部門形成的個人材料不及時移交檔案部門，職工已調出，但其人事檔案還在原單位，形成的個人材料不蓋章、不簽名，形成的個人材料無開頭、過程、結論等。通過查找原因逐一開展收集、補充完善、移交、分類整理、編目等工作，加強企業人事檔案管理的組織建設和工作職責，使企業人事檔案管理工作更加科學合理。（2）全面提升企業人事檔案管理工作者的綜合素質，不斷加強工作技能和法律法規的學習，根據企業內部需求認真落實培訓方案，培訓形式和授課內容主要圍繞職工人事檔案收集、鑒別保管與保護、職工人事檔案歸檔與整理及職工人事檔案提供利用與傳遞進行講解，完成分類、整理、編目、裝訂職工人事檔案等操作，并對學員學習和授課效果進行測評。通過實訓促進企業內部職工精通本職工作，提升業務技能實踐，支持企業人事檔案管理工作人員繼續教育或輪訓，增強他們依法管檔的意識，豐富知識儲備，更新思想理念。企業人事檔案工作是一項政治性、政策性、綜合性很強的工作，事業要發展，檔案隊伍是關鍵，因此企業要努力造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案人員隊伍。努力營造上下講擔當、轉作風、挑重擔、抓落實的良好工作氛圍。（3）加快檔案人才的培養，完善檔案人才評價機制，將檔案職業資格與檔案專業技術職務評審相結，激勵檔案從業人員及時更新專業知識，不斷提高業務能力，從而提升檔案從業人員整體素質，使企業人事檔案管理人員知識化、專業化、年輕化，擴大企業人事檔案專業人才隊伍規模，為檔案事業發展提供人才保證。

2不斷加強和優化企業人事檔案綜合安全防控體系

企業人事檔案管理是企業基礎管理的一項重要內容，其真實性、可靠性由該企業的領導及其人事管理部門負責。企業人事檔案隨人流動，接收部門必須對所接收的人事檔案的可靠性、真實性負責。企業人事檔案各項業務工作的起點和基礎是企業人事檔案收集工作，是決定企業人事檔案的價值大小，關系企業人事檔案能否為利用者提供有用信息、能否發揮憑證作用，影響企業人事檔案信息服務的質量，甚至會制約企業人事檔案工作的有效和全面開展。加大檔案法律的宣傳，強化部門檔案意識，把握材料形成規律，努力做到真實、完整、及時、規范。《干部檔案工作條例》第二十二條規定：“各級黨和國家機關人民團體企事業單位的有關部門，要建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的干部檔案材料送交有關干部檔案管理部門歸檔。”嚴格執行歸檔和檔案移交接收制度，檔案管理按照“統一領導、分級管理”的原則進行管理，確保企業人事檔案材料移交、審核登記、責任到位、及時歸檔，從源頭抓好企業人事檔案收集質量，促進收集工作的制度化、規范化。歸檔材料的內容必須真實，檔案內容要齊全、完整，不得將虛假材料、不符合歸檔要求的材料歸入檔案，保證檔案嚴肅性、有效性。歸檔案材料必須屬于同一立卷對象，歸檔材料應為原件，要求填寫規范，手續完備，整套材料完整齊全。歸檔案材料不得使用復印件，補充收集的歷史久遠的材料，各類證書、證件等復印件要存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或人事關系所在單位公章。個人撰寫的材料應有形成時間、本人簽字。歸檔材料和目錄采用國際標準A4紙型（297mm×210mm）的公文用紙，材料左邊應留有25mm的裝訂邊。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。

超出國際標準A4的材料，需向內折疊成國際標準A4大小。書寫材料要符合耐久性要求，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等不耐久材料書寫的字跡。建立企業人事檔案管理目錄，填寫內容信息準確與實物檔案必須一致，并按姓氏編號法檢索職工人事檔案。堅持按照企業人事檔案原則和特點及基本方法和步驟進行企業人事檔案的整理，使用的人事檔案卷夾、卷盒規格式樣和質量符合DT/T24的要求。做到嚴格鑒別、分類準確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。①審核接收。檔案部門對各承辦或形成部門歸檔的人事檔案質量，按照人事檔案移交清單進行審核，對符合歸檔要求的檔案，辦理接收手續。②分類。按照人事檔案內容分為10類。第一類是履歷材料。第二類是自傳材料。第三類是鑒定（含自我鑒定）、考察考核材料。第四類是學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況；材料細分為學歷、學位、學績，專業技術情況，以及反映科研學術水平材料、培訓（學習、進修）登記表。第五類是政審材料。第六類是加入黨團及派的材料。第七類是獎勵材料（材料包括科技和業務獎勵）。第八類是處分材料。第九類是工資、任免、錄用、聘用、解聘、辭退、退（離）休、軍銜、復退伍、轉業、出國、出境及代表登記表等材料；細分為工資、待遇方面的材料，錄用、任免、聘用、轉業、退職方面的材料，出國、出境方面的材料，退（離）休、各種代表會代表登記表方面的材料。第十類是其他可供組織上參考且有保存價值的材料。③排序。各類材料中，主要按其形成時間，結合成套性等對每份材料進行排序。每份完整的材料為一份（包括附件）；材料形成時間一般要采用材料落款標明的最后時間，復制的檔案材料是采用原材料形成時間。第一類材料：更改姓名的材料排在前面，其余按材料形成時間由遠到近的順序排序。第五、八類材料：先按事件分別集中，再按事件的時間排序；每個事件中的材料，批復在前，結論及附件在后。第六類材料：先按加入黨、團、派的材料分別集中，再按其時間排序；志愿書在前，申請書及其他材料在后。第九類材料：按小類集中排序；各小類中按材料形成時間由遠到近的順序排序。其他類材料：按材料形成時間由遠到近的順序排序。④編號。

根據歸檔材料的分類和在所屬各類中的排序，以及頁數，編寫類號、順序號和頁號。類號為每份材料所屬的類別號（第一類至第十類），分別用“一”至“十”表示。順序號為每份材料在各類中的流水編號，用阿拉伯數字表示。頁號為每份材料的流水編號，已有頁號的可不再編寫；在有書寫內容的頁面編寫頁號；單面書寫的材料在右下角編寫；雙面書寫的材料，正面在右下角，背面在左下角編寫；用鉛筆編寫。每份材料要按順序編頁號，各份材料之間不連續編頁號。⑤類序號章。每份材料排定類號、順序號和編寫頁號后，在每份材料第一頁的右上角使用藍色或黑色印油加蓋類序號章，將類號、順序號和實有頁數，用鉛筆填寫在相應欄目中。⑥編目。歸檔材料應根據分類和類序呈順序，編制《檔案內容》《檔案目錄》。⑦裝訂。將歸檔材料及檔案目錄，裝訂入人事檔案卷夾中。人事檔案卷夾需要使用統一規格和標準的人事檔案卷夾。材料大于A4紙型折疊，對破損進行裱糊，卷角、褶皺進行壓平。字跡工整，目錄清楚，無粘貼涂改，材料形成時間填寫無誤，材料與目錄相符，材料份數和頁碼計算準確。將目錄及材料進行排序，順序為目錄在前，材料在后；具體為《檔案內容》在最前，之后是《檔案目錄》，最后是人事檔案材料；按第一至十類順序排列。已經排列好的目錄及材料，以其底面和左側面齊，在左邊打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。分類準確，材料排列有序，層次清楚。⑧裝盒。人事檔案卷夾采用A4統一規格的人事檔案卷夾。將裝訂好的案卷裝入人事檔案盒，在人事檔案卷夾、卷盒的相應位置，用碳素筆等耐久字跡填寫姓名、籍貫、檔號（檔號中的全宗號可用鉛筆填寫）等內容，書寫姓名時不得用同音字或不規范的簡化字。檔案材料裝訂后，表面平整、無脫頁漏裝、無損壞文字的材料。認真貫徹執行《檔案法》《保守國家秘密法》，嚴遵守安全保密制度；做到“嚴格鑒別分類準確排列有序目錄清楚裝訂整齊”的同時，強調不能“欠”整理，也不能“過”整理。統一編制全宗號，規范企業人事檔案分類編號，企業人事檔案入庫應是完成了分類整理、編目建賬的案卷，按姓氏編號法陳列方式保存，數量與分類目錄相一致，做到賬物相符。企業人事檔案收集工作與企業人事檔案轉遞工作密切相關，企業人事檔案轉遞必須安全、及時、規范、合格，按照歸屬明確流向，確保企業人事檔案有來源、有去處，避免“無頭檔案”的產生。

對產生的企業人事檔案資料從收集歸檔到移交統一集中管保，企業人事檔案提供利用必須嚴格按檔案查借閱制度執行，查借閱人員必須嚴格遵守保密制度，做到企業人事檔案的收集工作、整理工作、歸檔工作、安全保管工作、提供利用工作和企業人事檔案轉遞工作等環節有登記，手續完備，檔案完整齊全。定期對企業人事檔案工作進行檢查和指導，促進維護職工檔案的完整性、準確性、系統性和安全性。入庫的企業人事檔案按規定排架，定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬物相符。企業人事檔案進出庫房要嚴格檢查，嚴格登記。企業人事檔案安全保護基本指導思想是“以防為主，防治結合”。企業人事檔案裝具必須防火、防盜、防塵，檔案庫房按照《中華人民共和國檔案行業標準企業檔案工作規范》（DA/T42—2009）做好“八防”工作，設備、設施和安全措施要做到經常性檢查，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫度、濕度。企業人事檔案庫房面積應滿足發展需要，樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求，應在明顯的位置設置“嚴禁煙火”的警示標牌；企業人事檔案庫房設置必須遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，不得靠近盥洗室、鍋爐房、民居、餐館；無特殊保護裝置一般不設置在地下層或頂層；企業人事檔案庫房所在地，高壓輸電線不得架空穿過。企業人事檔案工作用房必須做到“三室”分開，即辦公室、閱覽室、檔案庫房分開。企業人事檔案防護工作，做好“八防”工作，定期檢查庫存檔案，及時修補破損褪色、霉變檔案。按時換放防蟲、防霉藥劑；要保持庫房的清潔整齊，庫房適宜溫度為14～24℃，相對濕度為45%～65%。企業人事檔案作為企業管理的重要內容，應該建立有效的檔案監督檢查機制加強督導，推進檔案法治建設，統一領導、分級集中管理是檔案工作的組織原則和管理體制，按照《檔案法》及黨和國家的有關規定主管檔案事業。推進檔案法治建設，充分利用現代科技，制定和完善檔案制度規范化管理標準并實施監督檢查，促進規范化管理良性發展。加強業務指導和監管，把握長期積累的經驗，從企業人事檔案接收到企業人事檔案查詢，形成整個過程的操作原則。嚴格按照制度履行職責、行使權力、開展工作構建企業人事檔案安全體系，健全檔案行政執法機制，落實教育培訓、監督檢查、考核問責等，實現統一管理和維護企業人事檔案的完整和保管安全。

3推進企業人事檔案數字化和信息化建設

網絡化、數字化時代，企業人事檔案數字化和信息化是企業人事檔案的發展趨勢。正確把握紙質檔案數字化的范圍、掃描圖像的相關參數、相關技術的實現方式、紙質檔案數字化的細節等方面。企業人事紙質檔案數字化應注意及時對相關技術進行分析和總結，這對促進企業人事紙質檔案數字化發展具有一定的指導意義。企業人事檔案數字化必須“嚴格管理、安全保密、方便利用”，實施企業人事檔案數字化工作要做好前期準備工作，做到具體流程量化、精細，系統日常監控“三員分離”。制定安全保密應急預案，規定事件的級別和啟動條件，企業人事檔案管理信息系統的物理環境、網絡環境、主機、應用系統每年至少進行一次技術風險評估，完善管理制度、改進工作流程，確保各項安全保密措施落實到位。嚴格企業人事紙質檔案轉化為企業人事數字檔案過程中的現場工作紀律。參與企業人事檔案數字化工作的人員必須進行身份審查和登記備案并簽訂保密協議和保密承諾書，工作過程中必須登記工作日志表。規范企業人事檔案數據，確保企業人事檔案數字信息格式統一，數據規范、長期可讀、方便共享。建立企業人事檔案信息系統身份鑒別機制和用戶使用權限授權管理機制，通過密碼設備，遵守相關回避制度，保密、安全查閱和轉遞企業人事檔案信息。

4規范化管理企業人事檔案可提升企業競爭力

當前，市場經濟不斷發展，人才是企業競爭動力的主要要素。企業人事檔案記載了職工個人的經歷狀況、現實表現，是以個人為單位集中保存以備查考的文字、表格、照片等形式的原始記錄，它是考察了解人才的重要依據，是落實待遇和澄清個人問題的重要憑證。企業對職工有向心力、凝聚力和約束力，同時個人對企業也有歸屬感和責任感，因此做好企業人事檔案有利于職工隊伍的穩定。利用人事檔案信息可為就業者帶來機遇，給企業帶來活力和提供人才資源保證。結合企業人事檔案的信息分析人才需求狀況，為企業提供人才儲備情況，為領導決策提供可靠依據。利用企業人事檔案信息制訂科學的人力資源計劃，最終實現人力資源可持續發展。利用企業人事檔案信息，對人才壓力和人才缺乏等情況，通過資源調整和整合為企業實現合理流動和合理使用人才提供依據。企業尊重知識，管理使用人才，就要堅持人事檔案管理工作原則，企業人事檔案管理是動態的過程，是隨著職工個人成長而連續不斷地補充新內容的過程，形成材料互為依據、相互聯系、互為補充，因此要從源頭把住歸檔工作質量關，及時收集歸檔，確保材料的完整。加強企業人事檔案管理規范化、制度化建設，維護企業人事檔案的完整、真實、準確和安全及系統性，提升檔案價值，更好地服務企業，促進企業發展。

5結語

企業人事檔案是一個社會組織在人事管理活動中形成的，企業要積極使用科學管理模式和科學方法，提升企業人事檔案質量，從切實維護職工切身利益出發，建立與完善管理制度，規范化做好企業人事檔案工作，更好地服務領導決策和人力資源管理，促進企業發展。

參考文獻

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作者：黃靜 單位：昆鋼檔案館