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關鍵詞:重復性;標準化;同質化;財務決策支持分析;資源配置
中圖分類號:F23
文獻標識碼:A
文章編號:16723198(2015)27-012402
1 什么是財務共享中心
從廣義來講,是依托信息技術以財務業務流程處理為基礎,以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的,以市場視角為企業提供專業化生產服務的分布式管理模式。
從狹義來講,是集團企業的財務管理模式之一,它將標準化、同質化、重復性的會計、資金核算與財務管理適度分離,將傳統財務劃分為戰略財務、共享財務和業務財務。其中戰略財務主要以預算、財務分析等管理職能為核心,支持公司戰略決策;共享財務采用專業化運作模式,承擔集中核算和資金監控職能,大幅提高核算效率;業務財務則面向公司前端延伸業務,支持業務戰略落地。
通俗來講,就是合并同類項。財務共享中心建設是通過合并財務管理中的同類項,實現標準統一、降本增效,促進財務會計向管理會計轉變,推動財務管理轉型升級,支撐企業整體價值提升。
2 為什么要建財務共享中心
2.1 財務共享是國際企業的發展趨勢
財務共享服務誕生至今已有30年,福特(Ford)公司是公認的第一家建立財務共享服務的企業,早在20世紀80年代初,福特公司就在歐洲成立財務共享服務中心,將其下屬公司共同的、簡單的、重復的、標準化的財務業務集中到該中心,實施全集團的共享服務。時至今日,美國《財富》500強中86%的企業、歐洲半數以上的跨國公司已經或正在建設財務共享服務。亞洲財務共享服務的概念雖然引入較晚,但很多大企業的組織流程改進實質上已經采用共享服務的思路。
高度集中的財務管理是國外大型企業集團財務管理發展的趨勢。國際先進財務管理正向戰略決策支撐、核算共享服務與業務支持三個專業化方向發展,并形成財務管理專業化、財務核算集中化、財務業務一體化的格局與趨勢。
2.2 財務共享是國內企業的發展之路
在中國,已有許多大型企業集團實施財務共享服務,如中興通訊、華為集團、海爾集團、中國移動等。此外,一些銀行、保險集團也已經制定并開始實施財務共享,效果良好。
在2008年中央企業財務工作會上,國資委主任李榮融就中央企業加強財務集中管理方面指出:財務集中管理是央企防范風險、提高運營效益的重要手段,是國際大型企業的通行做法,中央企業一定要管好賬本,集中財務。2013年,國資委要求中央企業穩妥開展財務共享服務建設。財政部在新修訂的《企業會計信息化工作規范》中要求大型企業集團逐步建立財務共享服務中心。
根據ACCA與德勤在2013年所做的中國企業財務共享服務現狀和展望調查報告顯示,中國已有或正在實施財務共享服務的大型企業占比高達70%。
2.3 當前財務管理模式在發展中面臨挑戰
從當前集團公司和企業公司現狀來看:一是財務工作仍以會計核算、報表編制、數據統計為主,從事會計核算等基礎業務的財務人員占比較高,財務管理在決策支持分析方面的作用未能充分發揮;二是現有分子公司數量多,資源分散,各單位對公司管理規范和標準的執行不一,財務對公司整體資源配置和平衡的能力有所欠缺、價值引領能力有待提高;三是隨著市場競爭環境不斷加劇,公司利潤與經營成本壓力持續上升,現有財務管理職能分散,信息的準確性與透明度不高,難以準確、及時反映生產經營過程與結果,基層單位存在誤讀財政政策可能,且受當地環境影響,財務舞弊概率較高,導致公司整體的財務風險和運營風險提高;四是財務人員多數時間陷于會計核算等基礎業務中,海量信息需要逐層傳遞、匯總,難以滿足“嚴格、高效、準確、精細”的目標要求,財務人員沒有更多的時間和精力向業務前端服務延伸,不能從管理視角為業務提供更多的支撐,財務業務的協同作用難以有效發揮。
3 財務共享中心建設的意義
3.1 實現核算規范統一
集團公司在財務共享中心建設指導意見中指出:財務改革的使命是形成標準、輻射業務,將“七統一”標準化體系覆蓋企業所有的經濟活動,輻射到業務前端、移植到所有單位。通過財務共享中心運作將財務管理制度、工作界面、實施規范以及流程控制等納入統一操作平臺,實現所有執行層面的高度統一,形成統一致規范的會計處理,切實夯實會計基礎工作。
3.2 實現管理高效全面
推行財務共享服務,一方面通過集中同質化工作提高財務信息的質量和財務響應速度,集中的更集中;另一方面對有限的財務人力資源進行整合,將財務人員從會計核算工作中解放出來,分散的更分散。被解放的財務人員一部分面向公司業務延伸財務服務范圍,向服務型財務轉變;另一部分財務人員專注財務管理,聚焦戰略財務,支撐公司戰略決策,向財務管理轉型。因此,財務共享中心建設是實現核算型財務管理向服務型財務管理職能轉變的有效措施,是推動財務管理走向高效全面的迫切需要。
3.3 實現運營風險控制
財務共享中心是公司內部控制體系落地的有效手段。共享中心將內控風險點監督和控制措施嵌入共享服務流程,通過企業公司本部對共享中心、共享中心對基層單位的“雙監督”機制,對各單位財務管理的規范性進行過程監控,有效防范運營風險。同時解決了企業財務制度、管理標準執行力弱的問題,提高了規范化水平,降低了內外部監督檢查的風險。
4 建成什么樣的財務共享中心
關鍵詞:商業銀行;共享服務中心;財務
中圖分類號:F830 文獻標識碼:A doi:10.3969/j.issn.1672-3309(x).2013.09.40 文章編號:1672-3309(2013)09-85-03
隨著金融體制改革的深化和監管要求的不斷提高,國內商業銀行對加強內部流程控制、提高財務管理精細化水平有了更高的要求,在這種背景下,借鑒國外先進管理經驗,全面推行財務集中改革成為各級商業銀行共同的選擇,而財務共享服務中心管理模式也相應在商業銀行中得以迅速開展開來。
一、財務共享服務中心介紹
財務共享服務中心指將各分支機構中分散存在的財務核算和資金收付活動從分支機構中抽出,轉移到企業級的財務共享服務中心中來,由共享服務中心來處理,提高核算和支出流程的規范化和標準化水平,同時,隨著共享服務中心內部流程和外部條件的不斷優化,進一步提高服務效率。與此同時,各分支機構的核心業務仍然由各機構來完成,并有更多的精力專注于核心業務的發展。
財務共享服務中心是一種先進的財務管理的運營模式,許多跨國公司,包括跨國銀行,都已經實現了或正在逐步實現財務服務的共享。美國銀行在美國本土建立了一個財務共享服務中心統一負責財務核算和對內對外支付。美國銀行認為實施共享服務中心后,美國銀行達到了對支出標準和授權政策的集中控制、降低集中采購的成本、提高成本核算的標準化水平、確保成本信息披露的準確性等目的。與美國銀行類似,花旗銀行也設立了國家級的財務共享服務中心以加強財務管理。而IBM公司也在北京設立了財務共享服務中心負責IBM中國區的費用報銷,同時在上海設立了另一個財務共享服務中心負責亞太區應付供應商的處理。
二、商業銀行建設財務共享服務中心的含義
上文已經提到,財務共享服務中心就是將各分支機構中分散存在的財務核算和資金收付活動進行集中處理,但是對于商業銀行,這一定義需要做一定的修訂,這是由商業銀行的特殊性決定的。商業銀行以吸收公眾存款、發放貸款和辦理結算為其基本業務,這都以資金收付和會計核算為基礎,換言之,商業銀行的所有營業機構都必需在本機構進行會計核算和資金收付,不可能全部集中到一個財務共享服務中心。因此,商業銀行實施財務共享服務中心的業務范圍是指商業銀行核心業務外的經費、資產業務,而商業銀行實施財務共享服務中心就是要在一定區域內實現與經費、資產有關的資金支付和財務核算的集中(下同)。
集中支付的含義是在一個共享服務的區域內部,盡量減少財務賬戶的數量,最理想目標是使用一個賬戶實現支付;在短期內外部支付環境不夠好的情況下,也應該盡量減少一定區域內的銀行賬戶數量,并控制財務賬戶的資金沉淀量。
集中核算的含義是實施財務共享服務中心后,各機構的財務核算將由共享服務中心的財務核算人員統一進行核算,各分支機構提供憑證整理和傳輸、部分核算相關信息錄入等工作,但不承擔財務核算工作。
三、商業銀行實施財務共享服務中心的意義
根據國際上先進企業的經驗,建設財務共享服務中心是提高財務信息質量,加強財務管控,提高內部財務服務效率的有效途徑。建設財務共享服務中心的好處主要體現在三個方面:
1.提高財務信息披露的真實、準確、及時、完整性,滿足資本市場和內部管理的要求。提高財務信息的真實性和完整性。由財務共享服務中心統一進行財務的支付和核算,同時由財務共享服務中心進行財務的合規性審核,分支機構不再進行財務資金的支付和核算。此舉將能有效地抑制并解決財務核算中存在的其他一些不規范的現象。
提高財務信息的準確性。實施財務共享服務中心后,財務核算將由財務共享服務中心的財務核算人員統一進行核算,而不是各分支機構的人員進行財務核算。在同一地點(財務共享服務中心)可以由相對較少的財務核算人員進行財務核算,而且在同一地點更容易加強對核算人員的管理和培訓,能有效避免業務水平參差不齊、對費用支出理解的不同和對支出性質的準確性把握不準確等問題。這對于提高費用分解信息的質量是非常重要的。
提高財務信息的及時性。財務共享服務中心將重復性強的財務核算工作集中實行流水作業后,提高了信息處理的專業化水平,保證合法有效的會計憑證得到及時處理,使財務信息反映得更加及時。
2.有利于加強對分支機構的財務控管。首先,共享模式下財務使用主體(各分支機構)和核算支付主體(財務共享服務中心)相分離,將有利于上級機構加強對各分支機構財務支出的控管。財務共享服務中心的相對獨立令其利益與各級分支機構分離,能保證財務會計人員的獨立性和公正操守,更加忠實于上級機構,促進會計活動的標準和規范化。使共享服務中心對于支出標準和支出授權的執行非常嚴格,極大地增強向分支機構推行各類財務管理政策的執行力。其次,實施財務共享服務中心后,通常情況下各分支機構將不再保留本身的財務賬戶,財務資金的支付全部通過財務共享服務中心的資金賬戶,此舉可以加強銀行賬戶的管理,并能有效解決分支機構財務資金的沉淀,提高財務資金的利用效率。同時,各分支機構將不再保留財務資金,這將消除目前各分支機構潛在的資金風險。
3.提高財務服務的效率和水平。共享模式帶來明顯的變化還體現在角色的轉變上,在財務共享服務中心中的會計核算人員從原來的財務管理部門分離出來,專職從事憑證審核、賬務核算和檔案保管等工作,擺脫從前承擔的部分管理者角色,變為一個純粹的服務提供者角色。在這樣的轉變完成以后,可以通過加強員工培訓、整合改造審批核算流程、開通服務熱線等相關措施,把服務作為工作的重點,一切聚焦在服務上,提升內部分支機構和員工對財務服務的滿意度。
同時,財務共享服務中心的運作是一套專業化、標準化的流程,它根據最佳實踐規范流程,不斷提高其效率。相比傳統會計核算模式,財務共享服務中心將復雜的工作變得更標準、分工更細,在面對個別分支機構和員工的時候,他們會產生這樣一個預期:只要是合法有效經過審批同意的會計憑證,肯定能在規定的時間標準內通過財務共享服務中心的處理并獲得支付。這樣就避免內部客戶無預期地等待支付,使財務部門支持服務的響應效率有明顯地提高。
四、商業銀行實施財務共享服務中心面對的相關問題
從實際情況來看,我國商業銀行實施財務共享服務中心也存在一定的困難,個人認為以下問題值得關注。
1.要加強制度建設。財務共享服務中心的順利運作依賴于一系列的操作制度、財務制度以及管理制度。制度的完善性和可操作性直接影響財務共享中心的運營效率和效果。我國商業銀行特別是國有商業銀行機構數量眾多,財務制度體系是總行統一財務管理辦法,各級機構在總行財務管理辦法框架下制定實施細則。實施財務共享服務中心后,若制度框架不做相應調整,就會出現“一個核算中心,多套財務規定”的局面,實施財務共享所希望達到的提高財務信息質量、強化財務管理水平的目的難以達到。同時因為規定不統一,給核算人員增加大量工作量,增加出錯可能性,甚至反而會出現核算質量下降的情況,與實施初衷背道而馳。因此實施財務共享服務中心務必要加強制度建設,要自上而下制定統一制度流程,大到財務事項的審批、授權,小到各項支出的標準、報銷單的格式等均要統一規范,且需符合基層機構的實際情況,這是財務共享服務中心成功運行的基礎。
2.要重視IT系統功能實現。系統化是財務共享服務的一大特征,沒有良好的IT系統支持,財務共享服務難以取得良好的實施效果。我國商業銀行現代化程度較高,會計運營核心系統、財務信息系統、OA系統等基本都建設完畢,實施財務共享服務中心,需要做好各相關系統的整合。特別是對于部分全國性的商業銀行,要建設統一的財務共享服務中心,單據傳遞與事項審批是影響財務共享服務中心效率的主要因素。如果能夠建設運行良好的IT系統,通過OA系統實現事項審批電子化,利用憑證影像系統實現原始單據掃描傳遞,可以很好的解決這兩項問題,對于共享中心順利運行具有極其重要的意義。
3.對實施財務共享服務中心的認識要準確。歐美跨國集團公司實施財務共享服務中心的很重要因素之一是節約成本,但我國商業銀行要充分認識到實施財務共享服務中心后,在短期內成本可能會增加,原因一是人工成本可能提升。歐美集團公司財務共享服務中心往往設置在人工成本較低的地區,但在我國財務共享服務中心選址往往在總部駐地或較大城市等人工成本較高區域,比如建設銀行各省分行財務共享服務中心均設在省會城市、中興集團財務共享服務中心設在西安、麥當勞中國公司財務共享服務中心設在廣州。二是在共享服務中心建設過程中,不可避免會增加一系列的管理成本、運營成本,比如審批環節的增加、憑證運送及系統開發的成本等。因此我國商業銀行實施財務共享服務中心不能將降低成本作為最重要目標,要將著眼點放在實施統一戰略、完善財務體系、防范財務風險等更高的角度上,將降低成本作為次一級目標,待相應流程理順后逐步實現。
4.集中過程可逐步實現。結合國外大型企業建設財務共享服務中心的經驗,我國商業銀行實施財務共享中心步驟益緩不宜急,可根據實際情況由下到上逐漸實現集中,這種方式的可行性已經在國際上得到了證明。美國銀行建設財務共享服務中心就是采取先以州為單位集中,逐步發展到按照國家集中,最終達到目前美國本土一個財務共享服務中心,其他地區每個大洲一個財務共享服務中心的狀態。國內建設銀行建設財務共享服務中心也是采取類似的措施,自2007年實現以二級分行為單位成立財務共享服務中心后,已于2012年著手實現在省分行建設一個財務共享服務中心。采取這種方式可以最大限度上降低流程再造形成的沖擊,實現核算模式的平穩過渡,對于更需要穩健經營的商業銀行而言是較為理想的選擇。
參考文獻:
作為企業高級財務掌舵者的CFO和總會計師面對困難,必須展現出應有的魄力和膽識。只要是對提高企業管理效率有益的工作,一旦認準了就要努力推進,而不應被困難所嚇倒。但要推進財務共享服務中心建設,光靠魄力是不夠的,還必須認真總結建設財務共享中心的經驗。縱觀中國企業10多年來財務共享中心建設的全貌,我們可以總結出以下一些經驗。這些經驗對于集團企業推進財務共享中心建設無疑具有重要參考意義。
一、從自身出發謹慎決策穩步實施
雖然財務共享中心的理念是從西方發展起來的,但照搬西方企業的做法是很危險的。中國的國情和西方國家有很大差異,中國的企業也與西方企業存在巨大差別,不加分析地照搬很容易招致失敗,進而貽誤企業的發展良機。對于CFO和總會計師來講,不顧自身的實際推進財務共享中心建設很可能會毀掉自己的職業生涯。所以,在考慮建設財務共享中心之前,CFO和總會計師一定要認真分析自身的業務、治理、管理、文化和結構,在此基礎上研判自己所在企業是否適合建立財務共享中心。
而一旦通過分析、研判確定自己要建設財務共享服務中心,CFO和總會計師還需進一步考慮怎樣選址、采取什么樣的模式等一系列問題。
同時,CFO和總會計師在考慮建立財務共享服務中心時要注意漸進原則,可以先在分、子公司試點,待成熟后再推向全集團;也可以分步、分階段實施,穩扎穩打,步步為營。
二、以國際視野把握未來走向
財務共享服務中心的建設已經經歷很長時間的發展,各方面不斷成熟和完善。到目前,財務共享的發展速度更是快得驚人,各種新特點、新方法層出不窮,這就要求CFO和總會計師在建設財務共享服務中心時必須密切關注國際動向,同時要洞察未來走勢。
未來財務共享服務中心的著眼點將從“效率”轉向效果,將更加關注企業的價值創造。具體來講未來有七個趨勢值得關注,如圖3所示。
三、在推進過程中需要不斷爭取高層領導的大力支持和業務部門的全力配合
推進財務共享服務中心建設,需對現有財務管理組織架構、操作流程、財務制度等方面進行較大的調整,工作量大,難度高,且不可避免地會觸及現有內部利益格局。所以,在推進過程中遇到阻力和壓力是不可避免的。這就需要CFO和總會計師發揮其應有的協調才能,努力爭取最高層領導的全力支持,必要時要請求最高層領導出面協調。
此外,推進財務共享服務中心建設離不開其他部門配合。特別是在流程再造和制度整合方面,牽涉的面比較廣,各部門利益也不盡一致,容易發生矛盾。CFO和總會計師要敏銳、開放,耐心聽取其他部門的意見、細心做好解釋工作、適當照顧其他部門利益。
四、財務共享服務中心建設需要強有力的技術支撐
首先,共享服務在技術上要有統一的系統支持。企業的財務信息系統是實現財務共享服務的基礎和保障,因此,系統平臺的統一搭建和整合是實現共享服務的第一步。統一的ERP系統是保證共享服務平臺順利搭建的關鍵因素。建立一個好的平臺很重要,需要有一個統一的IT標準和一個流程標準,這樣整合可以更快。
其次,整合后信息的安全性不容忽視?;ヂ摼W技術具有兩面性,一方面,它提升了我們工作的效率;另一方面,它又蘊藏著極大的風險。建設財務共享中心后,集中在一起的信息在存儲、傳播中都會蘊藏很大潛在風險,需要更高的安全保障技術。
對于技術支撐,CFO和總會計師要有心里準備,并且要與公司其他部門密切合作,抽調精干力量組成技術團隊。另外,也要注意整合現有資源,如ERP系統等。
五、人才是建設財務共享中心的最大障礙
人才隊伍建設對財務共享服務中心的建設有著舉足輕重的作用。根據以往的經驗,CFO和總會計師在著手人才隊伍建設時要注意以下幾個方面:
首先,要做好充足的人才儲備。由于分工的細化,財務共享服務中心的建設需要更多具有專業技術的人才,這就要求企業在籌備隊伍時做好充足準備。
其次,要做好培訓工作計劃。由于財務共享中心的建設必然會帶來一些流程的再造、制度變革、管理方式變革和工作方式變革,這就要求對財務團隊進行密集的培訓,以使其更好地勝任財務共享工作。
最后,要避免人才的頻繁流動,盡量創造好的工作條件和環境、提供更好的職業成長機會留住業務熟練的財務人員。
參考文獻:
[1]李立穎.對我國集團企業FSSC模式下的會計工作質量探討[J].經營管理者,2013.
(一)什么是財務共享中心
財務共享中心是一種全新的財務管理模式,財務共享模式是企業在財會分離的理念下,將企業財務管理工作中會計核算、資金結算等工作分離出來,成立財務共享中心,實現財務核算與財務結算的流程化、規?;瑥亩岣哓攧展ぷ餍剩档推髽I成本。根據調查,美國的財富500強企業中,86%已經建立了財務共享中心的模式;另外一項調查顯示,30多家在歐洲建立財務共享中心的跨國公司平均降低了30%的財務運作成本。可見,建立財務共享中心是企業做大做強的必要保證,也是企業降低運營成本的重要手段。
(二)財務共享中心與財務集中核算的區別
財務共享中心的重要特點是會計核算的集中處理,但財務共享中心與財務集中核算有本質的區別。財務共享中心建設涉及到各項業務流程的再造,而財務集中核算只是將各分、子公司的部分財務核算人員集中辦公,集中處理集團公司的會計核算業務。成立財務共享中心的關鍵一步是重新梳理各項業務流程,按照業務性質和流程節點,將企業的各項經濟業務進行分類,賦予該項經濟業務對應的標準核算規范和審批流程,并通過上線財務共享系統實現流程控制,保證各項業務流程的標準化、規范化。
二、企業建設財務共享中心的意義
(一)政府的政策支持與鼓勵
國務院國資委在2011年下發的《關于加強中央企業財務信息化工作的通知》(國資發評價〔2011〕99號)中提出:“具備條件的企業應當在集團層面探索開展會計集中核算和共享會計服務”。財政部2013的《企業會計信息化工作規范》(財會〔2013〕20)明確要求:“分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心”。這些規定為我國企業探索建立財務共享中心提供了支持。另外,財政部、國資委每年均在全國各地舉辦財務共享中心建設研討會,組織各軟件企業灌輸財務共享理念,并組織已經建設財務共享中心的單位介紹經驗。目前,中央企業中已有中國鐵建、中國建筑、中交集團等建立了財務共享中心。
(二)建設財務共享中心是提升企業管理水平的重要手段
財務共享中心的建設依賴于標準、統一的業務核算流程,企業在建設財務共享中心前必然要先梳理企業的各項業務審批流程,在梳理流程的過程中,也是企業對自身管理制度進行再次檢驗的過程,企業可以通過這次梳理,廢除或更新不適應企業發展、難以落地的管理制度。流程梳理完成后,企業需要將流程納入財務共享系統,實現通過系統控制流程的執行,保證相關管理制度的快速落地,從而提高企業的管理水平。
(三)財務共享中心建設支持企業集團發展戰略
企業集團化發展戰略的主要途徑是并購和新設分、子公司,而無論是哪種擴張方式,財務共享中心能馬上為這些新建的子公司提供服務,將相關的業務處理快速標準化。根據國內某大型鋼鐵公司的調研,其在湛江成立分公司后,財務共享中心在一個月內即全面完善了該分公司的各項會計核算業務,而如果按照傳統的財務管理模式,從財務人員的選拔到財務管理制度的制定,最起碼需要半年的時間才能全面完成。
三、財務共享中心建設的關鍵點
(一)實施財務共享的關鍵前提是管理創新以及思維方式的轉變
財務共享模式是對傳統財務管理方式的重大變革,也是大型企業集團實現財務變革、加強財務管理水平的必經之路。企業在建設財務共享中心過程中將各分、子公司的個性化的管理方式用標準化的流程代替,可能涉及企業管理模式的改變,需要公司各級尤其是高層管理者轉變思維方式,突破各種阻力,支持財務共享中心的建設。
(二)要明確財務共享中心的工作職責和工作范圍
企業在建設財務共享中心前,要認真思考財務共享中心建設完成后的工作職責,并做好與財務部門的職責劃分。財務共享中心與財務部門同屬于財務系統,相互之間的工作存在分工也存在交叉配合,財務共享中心的建設是將企業財務工作中重復性高、標準化程度高、勞動密集型的工作集中到一起,比如會計核算、標準報表編制、集中資金結算、會計檔案管理等業務。財務共享中心的工作方法是在相關業務指導書的配合下,按事先梳理好的業務類別,按程序處理各項業務,事先流水化作業,從而提高工作效率,保證會計信息的統一性、可比性。
(三)財務共享中心建設要注重與企業業務系統的融合
國資委〔2011〕99號文中提到:“系統應用過程中,應當做到財務系統與業務系統的深度融合,防止信息孤島和業務系統外循環?!薄X攧展蚕碇行慕ㄔO在中國起步較晚,很多企業在前期的運營過程中,可能因為業務規模的擴大,已經建立了一套或多套業務系統,如HR系統、項目管理系統、辦公自動化系統等。財務共享系統是企業整個ERP系統中關鍵的一環,起到承上啟下的作用,財務共享系統的大部分數據以來于各業務系統,相關業務系統的部分分析數據也要來源于財務共享系統。所以,只有將財務共享中心的建設納入企業整體信息系統規劃,才能保證企業經營數據的信息共享,提高工作效率。
(四)應加強財務共享中心人員的隊伍建設
財務共享中心建設離不開專業的軟件開發商,財務共享中心內部應配備相關的專業人才,配合軟件開發商做好財務共享系統的開發工作及相關硬件的評估、采購與后期維護。另外,由于財務共享中心工作人員的工作模式是在事先編制好的《業務指導書》的指引下,尋找對應業務做出相應業務處理,且中心內部分工明確,大部分工作人員接觸不到全面的會計核算業務,可能造成財務人員思維模式僵化,被動處理業務。針對這種企業,財務共享中心內部要形成定期輪崗機制,保證中心人員能接觸到企業涉及到的所有業務;另外,企業在建設財務共享中心過程中應建立企業內部的財務人員輪崗機制,實現財務共享中心人員與總部財務部門、基層財務部門的輪崗,拓寬思路,為企業加強財務管理輸送人才。
四、結束語
(一)財務共享的定義
共享服務中心(shared service center,SSC)是一種嶄新的管理模式,是指將企業部分零散、重復性的業務、職能進行合并和整合,并集中到一個新的半自主式的業務中心進行統一處理。業務中心具有專門的管理機構,能夠獨立為企業集團或多個企業提供相關職能服務。共享服務中心能夠將企業從瑣碎零散的業務活動中解放出來,專注于企業的核心業務管理與增長,精簡成本,整合內部資源,提高企業的戰略競爭優勢。共享中心的業務是企業內部重復性較高、規范性較強的業務,而且越容易標準化和流程化的業務,越容易納入共享中心。
財務共享即是依托信息技術,通過將不同企業(或其內部獨立會計單元)、不同地點的財務業務(如人員、技術和流程等)進行有效整合和共享,將企業從紛繁、瑣碎、重復的財務業務中剝離出來,以期實現財務業務標準化和流程化的一種管理手段。20世紀80年代,福特公司建立了世界公認的最早的財務共享服務中心,并取得了巨大成效。隨后,財務共享服務中心模式在歐美等國家開始推廣,并于上世紀90年代傳入我國。隨著我國企業的快速發展和規模擴張,以及信息化技術的普及,許多國內大型企業集團已經組建了自己的財務共享服務中心,如海爾集團、中國電信等。一項來自英國注冊會計師協會的調查顯示,超過50%的財富500強企業和超過80%的財富100強企業已經建立了財務共享服務中心。
(二)大數據時代下財務共享對企業集團的意義
舍恩伯格在《大數據時代》一書中指出,“數據已經成為一種商業資本,一項重要的經濟投入,可以創造新的經濟利益。事實上,一旦思維轉變過來,數據就能被巧妙地用來激發新產品和新型服務。數據的奧秘只為謙遜、愿意聆聽且掌握了聆聽手段的人所知?!?/p>
全球經濟正進入一個數據爆炸式增長的新時期,正如美國某位官員所說,“過去3年里產生的數據量比以往4萬年產生的數據量還多”。據一項調查報告顯示,當前企業每天的信息存儲量高達2.2ZB,而大型企業集團單體產生的數據量已達到10萬TB級,并仍呈高速增長態勢。據IDC預測,到2020年全球的數據規模將比現在擴大50倍。全球企業已經邁入大數據時代。
財務數據是企業最重要、最龐大的數據信息來源,在企業財務活動日益復雜、集團規模日益龐大的今天,財務數據處理的效率、安全等問題都制約著企業集團向更高一層發展。以云計算為標志的新時代財務共享模式,能夠為大數據時代下企業集團再造財務管理流程、提高財務處理效率提供幫助。財務共享模式能夠為企業帶來規模效應、知識集中效應、擴展效應和聚焦效應,實現企業會計核算處理的集中化運作,整合企業內部的知識資源,提高企業財務模式的擴展和復制能力,將企業財務管理人員從瑣碎的財務數據處理中解放出來,專注于企業的核心業務。另外,財務共享模式的集約式管理能夠提高數據處理的屏蔽性和安全性,控制企業財務風險,降低生產管理成本,提高經營效率,提升企業財務決策支持能力,優化企業的財務管理模式。
二、財務共享中心的設計、組建與實施
(一)財務共享服務中心的先期評估
財務共享中心涉及對企業集團原有的管理模式、職責分工、業務流程、工作習慣等的一系列轉變和優化,是一項復雜的系統工程。企業集團在作出建立財務共享中心的決策之前,應慎之又慎,綜合權衡企業的經營實際,開展先期評估工作,摸清情況,為建設共享服務中心奠定基礎。首先,應組建相應的管理機構。企業集團在決定建設財務共享服務中心后,應及時組建相應的管理機構。管理機構應將企業決策層領導納入其中,并下設項目團隊,具體建設業務由項目團隊負責推進和監督。項目團隊應吸納財務人員、IS專業人員等,也可邀請第三方咨詢人員,共同制定評估計劃、范圍。其次,做好數據搜集工作。財務共享服務中心涉及企業多個職能部門和業務流程,應做好多方面的數據信息的采集和整理,主要有人事數據、財務數據和業務數據等,如當前財務人員的基本信息、企業資產信息、財務業務流程信息、業務量等。最后,準確定位財務共享中心。項目團隊將搜集整理的信息進行篩選匯總,并形成分析報告,上報管理機構,由企業決策層依據評估信息及企業發展戰略,對財務共享服務中心作出準確合理定位。
(二)財務共享服務中心的規劃設計
規劃設計是財務共享服務中心組建實施的重要環節,涉及如何籌措配置企業資源以實現財務共享服務中心的建設目的。首先,共享中心的科學選址。財務共享服務中心選址應綜合考慮諸如成本收益、基建設施、地方政策、人力資源等多種因素。項目團隊應制定多維評判指標體系,對候選城市進行綜合評估分析。其次,確定共享中心服務規模和共享范圍。在規劃設計階段,共享中心組建團隊應依據企業集團規模和結構,集團所處行業,集團運營模式及業務流程共享范圍等,從建筑配置和IS配置等方面合理框定共享服務中心的建設規模,滿足基礎設施保障需求。最后,就項目建設進行投資收益分析,制定財務共享中心建設規劃。在規劃設計階段,項目團隊應就共享服務中心建設的資源需求和經濟效益進行投資收益分析,以科學反應財務共享服務中心能夠為企業集團發展帶來的效益產出,用資料和數據打動企業決策層和股東,推動項目順利進行。投資收益分析應全面羅列財務服務中心的各種直接、間接效益產出及所需資源,權衡比較確立最終建設規劃。
(三)財務共享服務中心的建設實施
經過先期評估和規劃設計后,項目團隊應依據前期的工作成果和設計需求,展開財務共享服務中心的建設實施工作。首先,規劃財務共享服務中心流程及架構。項目團隊應在前期基礎數據整理和分析的基礎上,按照科學方法合理規劃財務共享服務中心的流程及架構,詳細制定KPI考核指標。企業集團應對原有的財務框架進行優化重組,依據會計政策和規范將財務流程標準化、規范化,集中串聯可重復性的財務職能。其次,實施建設財務共享服務中心。財務共享服務中心的建設實施可采取多種途徑,如內部自行組建、“交鑰匙”工程外包、聯合組建等。在采取工程外包模式過程中,項目團隊應承擔起建立職責,協調內部資源配合建設。最后,做好過渡期相關工作及人員轉移。過渡期工作轉移包含原財務人員、服務、業務、場地及設備等的轉移,以及依據實際運行情況對前期流程及KPI的再修訂,并據此確定最終SLA協議。工作轉移應充分考慮人員的穩定性和業務的對口性,對于因上馬財務共享服務中心而出現的冗員,應予以合理安置,難以安置的應協商解除勞動合同,協商過程中注重遵守法律法規政策,以人為本。同時,對留用的業務人員和新招募的財務人員進行上崗培訓,加強系統操作演練和實踐。
(四)財務共享服務中心的運營管理
工作完成轉移以后,財務共享服務中心開始進入正式運營階段。此時,前期的項目團隊應逐漸淡出管理,讓位于中心自身的管理團隊。企業集團可以在吸納前期項目團隊的基礎上,組建中心正式的管理團隊,縮短磨合期。管理團隊應認真執行之前的業務設計流程及SLA協議,確保中心運營穩定。財務共享服務中心在集團正式上線運營后,企業集團內部的財務資源將迅速向中心靠攏,實現同原各部門、子(分)公司的快速剝離,提高集團經營效率,降低集團運營成本。首先,運營管理期間,企業集團及中心管理團隊應從保障共享中心正常運轉的角度,從人力資源、風險控制、績效考核、內部稽查等多個角度加強對共享中心的管理和控制。共享中心運營團隊應及時搜集服務中心運營中的問題,并及時上報研究解決。其次,對財務服務共享中心進行后期完善。后期完善主要包括對運行期間問題的集中搜集與解決,硬件設施的維護、管理與更新,新技術的應用與推廣以及人員的招募與培訓等。運營團隊應定期就共享中心運營情況進行評估和稽查,依據企業戰略調整和經營變動等情況及時作出流程優化和調整。
三、大數據時代財務共享面臨的風險與問題
(一)系統自身風險
首先,財務共享服務中心建設投資成本較高,存在一定的財務風險。財務共享服務中心前期需要巨大的人力、財力等資源投入,包括人員差旅費用、工程建設費用、人員設備轉移費用等,同時伴隨有因財務服務中心選址而衍生的地區差異費用及場地建設費用等。即使到了后期也仍然面臨設備維護、信息系統更新等費用,成本投入較大,卻不一定能帶來預期效益甚至將企業集團拖入債務危機。其次,實行財務共享集中管理后,財務人員由業務前端轉為后端,業務敏感性和緊迫性下降,容易滋生官僚作風,中心與子公司等交互模式客觀上造成了業務遲滯,而信息高度集成化也存在管理漏洞。最后,共享服務中心運營后,信息處理的高度集成化加大了責任認定和追究的難度。一旦出現問題,企業需要通過來回查閱資料,調閱影像,ERP問詢等才能確定責任人。
(二)人員管理風險
首先,由于財務共享服務中心實行財務集中化管理,財務人員離開一線前端,將逐漸與子(分)公司、其他部門之間的具體業務脫離聯系,難以掌握具體的業務情況,僅能從數字上去研究和判別,一線業務能力逐漸萎縮。其次,財務共享中心實行的是標準化管理,其業務流程猶如車間生產的流水線,財務人員每天將疲于應付各種索然無味的財務數據、憑證、報表等,業務量大,機械化程度較高,工作內容枯燥,財務人員容易失去耐心和激情,產生厭煩心理。最后,財務共享中心的人員流動比率較大,財務人員跳槽另謀出路的比比皆是。這樣容易導致業務處理中斷或產生新的磨合期,如發票不能及時入賬或新人需要重新熟悉業務等,影響企業集團財務穩定。
(三)法律政策風險
首先,企業集團在規模擴張到一定階段后,其子(分)公司必然分布于全國各地,而各地的財務政策雖然在整體上沿行國家大的方針政策方向,但在實際規則和操作過程中卻千差萬別,存在地區政策差異。而共享中心的財務人員很可能因為對財務活動發生所在地的財務政策認識不夠,導致在財務處理過程中加劇了信息流通和處理的難度。其次,財務人員由于長期居于共享服務中心所在地,缺乏前線業務經驗,同時也與各地地稅部門稽核人員缺乏溝通和聯系,容易在處理稅務問題上產生偏差,引發法律風險。
(四)信息安全風險
首先,大數據時代下,企業的數據信息量激增,信息訪問、交換、處理、分析的業務吞吐量較以往呈幾何級數增長。企業集團建成財務服務共享中心,將集團財務業務集中處理,更是加劇了企業信息的傳輸與處理流量,這容易導致信息量過大引發信息通道的擁堵。同時,也會由于信息量過大引發傳輸、處理的延遲。其次,由于財務共享服務中心面臨10萬TB級別數據的處理量,其數據過濾、篩選和分析功能將顯得更為重要。而目前信息數據過濾、篩選和分析仍處于半智能化狀態,無法應對復雜信息處理與交換需求。最后,信息時代由于信息網絡的開放性與不穩定性,容易發生信息泄露和病毒入侵事件,一旦造成信息泄露或病毒入侵使得系統癱瘓,將對企業集團的運營管理造成不可估量的損失。
四、財務共享中心建設的保障措施
(一)建立風險評估制度,完善管理機制
首先,企業集團應建立風險評估和績效評價制度。財務共享服務中心的投入、建設和運營是一項復雜、巨大的系統工程,需要企業集團全體上下的通力配合和不菲的資源消耗,企業集團應謹慎對共享服務中心進行風險和效益評估,科學決策。共享中心建成運營后,應及時開展績效評價,明確投資收益。其次,科學制定共享中心的管理制度,建立穩定運營的保障機制。共享中心建成運營后,由于涉及中心人員與前端業務人員之間的權責及業務往來,往往存在利益糾葛及推諉現象。企業集團應統一協調各方關系,科學制定管理制度,明確業務前端與中心之間的業務處理流程、權責關系,如會計憑證影像處理的要求、責任人等。最后,應加強部門之間的聯系溝通。暢通溝通渠道,加強業務前端與中心人員之間的聯系,減少溝通不暢引起的業務故障。
(二)推進使命文化建設,加強人員管理
首先,企業應定期組織中心人員進行培訓,培訓內容包括中心流程規范及前端業務介紹,邀請中心專家及地方業務主管前來講課,在提高中心人員規范操作意識的同時,加強其對前端業務的熟悉和認識。其次,企業集團應積極推進企業文化建設,加強中心人員的使命感和光榮感。中心管理人員應及時關注工作人員的思想動態,定期組織開展文化教育和活動,在流程化管理之中融入人性化的思想,減少員工的挫折感和迷茫感。最后,應完善中心人員的績效考核制度,健全目標激勵機制。企業集團應根據崗位特點設置合理的目標任務,并制定詳細的獎勵措施,通過物質刺激和精神獎勵等多途徑提高中心人員的積極性。
(三)強化流程標準管理,優化ERP系統
首先,在現有會計政策和制度的基礎上,建立集團內部統一的會計標準,實現會計數據接口的標準化。企業集團應在對內部會計數據、財務工作認真調研的基礎上,按照方便、快捷、準確、全面的原則設計會計數據標準接口,規范會計數據信息傳遞。其次,共享中心聯合其他業務部門加強對流程標準化的改進和完善。共享中心是需要不斷優化和更新的系統,尤其是業務標準化流程,需要集團內部各部門尤其是前端業務部門的配合。共享中心應統籌協調各部門依據實際擬定標準化流程,再依據實際部署實施。最后,加強對業務覆蓋地法律法規的遵守。共享中心必須認真研究業務覆蓋地的法律法規,在進行業務處理時應注意各地法律的差異,及時與前端業務部門及地方稅務部門溝通聯系,將業務憑證保存備查。
(四)提高信息處理能力,防范信息風險
首先,加強平臺建設,提高系統的處理能力。企業集團應加大對財務共享中心平臺的投入和建設力度,加強巡檢和維護,定期進行更新和完善。合理配置科技資源,構建適應大數據環境的信息系統。其次,創新數據挖掘方式,構建智能化共享中心。大數據時代的共享中心,數據挖掘處理能力是關鍵。企業集團應積極引入先進的數據過濾、挖掘分析技術,建設數據倉庫,按照業務需求應用數據分析技術,實現共享中心的智能化管理。最后,加強信息安全管理,建立風險防范體系。按照數據傳遞原則進行歸口負責管理,明確安全責任人。同時,積極構建網絡防御體系,應用數字簽名認證等安全技術。積極建立備用系統和應急預案,定期做好數據備份和管理,防范網絡災害。
五、結論
大數據時代,財務共享對于企業集團的長遠發展顯得更為迫切和必要。然而,財務共享的實施過程并非一帆風順,企業集團應抱有客觀心態,內外并舉、上下齊心,理順利弊,審慎緩步推進共享中心建設,確保共享中心運營穩定有效,實現企業集團初衷。
作者單位:
面對如此困境,除了企業管理者進行的實踐探索,不少管理學家也進行大量艱辛而富有成效的理論探索,隨之一種新的財務管理模式――財務共享,應運而生。
一、財務共享的現實基礎――財務共享服務中心
財務共享作為一種全新的財務管理模式,必須通過強有力的組織和制度架構才能實現其功能和作用,而過去十多年來,人們探索出的最好的財務共享機制則是財務共享中心。Moiler(1997)認為:共享服務必須有一個獨立組織實體――共享服務中心(Shared Service Center SSC),為企業集團內的不只一個業務單位(分、子公司或業務部)提供明確的財務活動支持。SSC負責管理針對于內部顧客進行的財務服務活動的成本、質量以及時效。它擁有確定的資源,它的服務對象通常存在著正式或非正式的契約,通常被稱為服務水平協議。Schulman等(1999)給出財務共享服務定義:財務共享服務將公司內跨組織的資源集中在一起,以更低的運營成本和更優質的服務為多樣的內部合作伙伴提供財務職能服務,以最終提升企業價值。
財務共享服務中心對集團企業提升自身的管理效率無疑具有重要的意義:
第一,財務共享服務中心可以使集團風險管控水平得到升級。企業經營中不怕有風險,怕的是有風險卻不能及時發現。例如總部制定了制度要求下屬公司執行,但是否執行,執行結果如何?在傳統財務管控模式下,基本只能靠后期稽查才能發現問題,有的甚至發現不了問題。通過財務共享服務建設,首先使決策者能及時發現問題。在共享服務模式下,集團所有的高風險業務與支出,CFO會第一時間知道。其次,通過財務共享中心定期的報告,會發現存在哪些問題是共性的問題,哪些機構存在問題,在后續戰略規劃、政策和規則制定、問題改進等方面會更加具有針對性。
第二,財務共享服務中心可以使集團對下屬公司管控水平得到升級。財務共享服務中心通過實施物理隔離、異地審核、多組織流程集中、任務和流程隨機分配等,實現資金集中、核算集中、流程集中、人員集中、管理集中,并且能推動業務前端不斷地標準化和規范化。
第三,財務共享中心使得集團財務人員結構得到轉型。沒有共享服務中心之前,各地分公司都設有自己的財務部門,在控制成本的前提下,要求每個財務人員都熟悉整套財務系統,能獨立完成所有的賬目處理。但在共享服務中心的財務中心,每個財務人員只需完成整個賬目處理中的一個或某幾個環節。比如應收賬款一項,對中國、日本、韓國的分公司都是同樣的業務內容,一個財務人員就不需要做一個國家的全套賬目處理,而只是需要處理某幾個國家的同一個賬目處理環節。這就如同工業化的流水線,降低了對每個流水線上員工的要求,即使是剛畢業的大學生,也能勝任。在大量節省人力資源及人力成本的同時,還保證了操作的準確性和可靠性,并且明確了各人的責任,有助于員工的績效考核。同時,也有利于形成財務人員的專業分工,讓更多的優秀財務人員將精力和時間傾注在價值發掘和創造上。
二、財務共享中心的盛行及其在中國的現狀
共享服務中心源于二十世紀80年代的西方發達國家,90年代開始推廣,二十一世紀初加快了推廣步伐,財務服務共享是共享服務最主要的內容之一。福特公司是公認的第一個設立共享服務中心的企業,二十世紀80年初,它在歐洲第一個設立財務共享服務中心,將其下屬公司共同的、簡單的、重復的、標準化的財務業務集中到該中心,實施全集團的共享服務。根據英國注冊會計師協會的調查,至今已有超過50%的《財富》500強和超過80%的《財富》100強企業建立了共享服務中心,如杜邦的GSB(Global Services Business)、GE的FSO(Financial Services Operation)等。隨著財務共享服務中心在歐美等發達國家的應用逐漸成熟,以及中國市場的快速成長與發展,在華的跨國公司和國內的大型企業對財務共享中心建設的需求也日漸增多。如1999年摩托羅拉公司在天津成立亞洲財務結算中心,2006年更名為摩托羅拉全球會計服務中心;2003年,埃森哲在上海成立亞太共享服務中心,為在10個亞太國家19個工作地點的1.4萬多名埃森哲員工提供支持服務;2004年,惠普在大連成立共享服務中心,為北亞區的日本、韓國和中國等國家提供共享服務……
2005年中興通訊建立財務共享服務中心,真正拉開了中國企業實施財務共享服務的序幕。目前,我國境內已有超過450家共享服務中心,涵蓋各行各業,并呈現出明顯的地域集群趨勢。環渤海集群:該集群已形成以北京為核心的中國最大內需市場和以大連為門戶的東北亞服務外包中心。長三角集群:是中國城市化程度最高、經濟發展水平最高的地區,該地區以上海為核心,依托國際金融商貿中心的優勢,發展以金融后臺服務為特色的服務外包中心。珠三角集群:依托政策體制先行所積累的經濟基礎以及東南亞文化融合的地緣優勢,以廣州和深圳為核心,打造“東南亞軟件與信息服務外包中心區域”。
由于財務共享服務中心解決了企業所面臨的共同問題,在為企業提高效率、優化運營的同時,可以令企業專注于核心業務的拓展,因此近年的發展格外迅速。從2005年開始,其每年在全球范圍的發展速度均超過25%,預計這個快速發展時期還將持續數十年。
三、財務共享的利弊分析
與普通的企業財務管理模式不同,財務共享服務中心的優勢在于其規模效應下的成本降低、財務管理水平及效率提高和企業核心競爭力上升。具體表現為:
第一,運作成本降低。這可進行量化計算與比較,如分析一個財務共享服務中心人員每月平均處理憑證數、單位憑證的處理費用等。這方面的效益主要通過減少人員數目和減少中間管理層級來實現。如果財務共享服務中心建立在一個新的地點,通常成本的降低效果更顯著,原因是:通常選擇的新地點,當地的薪資水平會較低;通過在財務共享服務中心建立新型的組織結構和制定合理的激勵制度,能顯著地提高員工的工作效率,并形成不斷進取的文化。
第二,財務管理水平與效率提高。比如,對所有子公司采用相同的標準作業流程,廢除冗余的步驟和流程;財務共享服務中心擁有相關子公司的所有財務數據,數據匯總、分析不再費時費力,更容易做到跨地域、跨部門整合數據;某一方面的專業人員相對集中,公司較易提供相關培訓,培訓費用也大為節省,招聘資深專業人員也變得可以承受;財務共享服務中心人員的總體專業技能較高,提供的服務更專業。此外,財務共享服務中心的模式也使得IT系統(硬件和軟件)的標準化和更新變得更迅速、更易用、更省錢。
第三,企業整合能力與核心競爭力提高。公司在新的地區建立子公司或收購其它公司,財務共享服務中心能馬上為這些新建的子公司提供服務。同時,公司管理人員可以將精力集中在公司的核心業務,而將其它的輔助功能通過共享服務中心提供的服務完成。
第四,通過向外界提供商業化服務增加公司利潤。有些公司開始利用財務共享服務中心(一般為獨立的子公司)向其它公司提供有償服務。例如,殼牌石油(Shell)建立的“殼牌石油國際服務公司”(Shell Services International),每年約8%-9%的收入來自向外界提供服務。
任何事物都具有兩面性,財務共享服務中心是一把雙刃劍,他具有很多令人迷戀的優點的同時還具有一些不能不加以警戒的弊端和潛在風險。
1.財務共享服務中心有可能給會計信息質量帶來風險
首先,財務共享服務中心的工作人員不能接觸實際業務,在同一項業務的核算上容易和下屬財務人員產生分歧,下屬財務人員會以其不懂實際業務為由,強制性地要求變更會計入賬方式。此外,一旦下屬財務人員有舞弊行為,財務共享服務中心的員工也很難發現,如:虛報費用、庫存出入庫得不到實地檢驗等。以上問題降低了會計信息的可靠性,加大了財務風險。
其次,個別業務往來單位發票開具不及時,容易造成入賬延誤,甚至會遇到系統強制性關賬而不能入賬。
第三,下屬企業的地稅業務各自處理,每個地稅要求不統一,財務共享服務中心集中處理反倒效果不好,容易造成一定的涉稅風險。
2.財務共享服務中心在應對外部環境變更時顯得不靈活
財務共享服務模式在組織流程設計上的基本前提假設是:公司的業務內容、運作模式和流程不存在結構上的巨大改變,只是在現有流程的基礎上進行革新和優化。而當企業的經營模式發生巨大變化或有新的業務要求會計及時支持時,財務共享服務模式的適應能力將受到巨大的挑戰。比如政府“營改增”的政策正在逐步擴大范圍,已經運行成熟的共享系統的,需要重新定義會計流程、編寫相應的程序,然后從頭給財務人員培訓操作流程。雖然政策不會經常性的變更,但是只要變更一次就要對企業FSSC系統做一次大“手術”,既耗時耗力又耗錢。
一、多元化集團公司財務共享服務中心的建設必要性分析
(一)集團概況分析
西部機場集團隸屬于陜西省人民政府,其前身為西安咸陽國際機場,2003年機場屬地化改革后,西安咸陽國際機場接收榆林、延安、漢中、安康四個支線機場,成立陜西省機場管理集團公司。2004年、2006年,分別與寧夏、青海機場公司實現聯合重組,并更名為西部機場集團公司。2012年10月,集團與甘肅省政府簽署協議,負責天水、甘南、隴南、平涼機場的建設運營。目前,集團負責咸陽、銀川、西寧3個干線機場和陜、甘、寧、青四省區16個支線機場的建設和運營管理,管理機場數量和航空業務量分別占民航西北轄區總量的68%和84%,已經發展成為全國第二大跨省區運營的大型機場管理集團,總資產達到230億元,員工1萬余人。
(二)構建財務共享服務中心建設的必要性
西部機場集團目前分子公司較多,傳統的財務管理面對大量的財務賬目處理起來難度較大,而通過財務共享服務中心能夠實現資源集中處理,有效減少人力成本,降低整體運作成本;其分子公司財務管理獨立于不同區域,并有其獨立的財務管理形式,最后層層審批最后匯總,這個過程傳遞較復雜,易出現信息流失或誤差,構建財務共享服務中心可實現財務數據整合,高標準進行財務數據處理,推進財務管理標準化進程,提高整體財務管理水平;同時,構建財務共享服務中心,對提升企業整合能力、財務管控能力都有著直接作用,進而促進企業核心實力的提升。因此,構建財務共享服務中心十分必要。
二、財務管理模式存在問題及構建財務共享服務中心可行性分析
(一)集團傳統財務管理模式存在問題
西部機場集團控股公司眾多,且集團在市場化運作模式下,規模越來越大,涉及經營業務也逐漸增多,這使得其財務管理機構眾多,財務人員冗余,財務工作存在重復等現象,整體財務管理效率較低。同時,西部機場集團公司子公司較多,基于各子公司實行獨立財務管理基礎上,層級較多,在層層核算、上報過程中財務數據信息量大,過程復雜,不利于實現財務管理流程化和規范化,使財務管理效率較低,無法實現有效的財務成本控制。
西部機場集團傳統財務管理模式下,大量財務人員對財務信息進行錄入、編制等,無法提供有效的財務信息,傳統的財務管理流程無法為企業財務管理者正確反應企業經營現狀,因此制約財務控制功能的發揮。
(二)構建財務共享服務中心的可行性分析
西部機場集團以改革創新為動力,企業發展規模不斷壯大,財務共享服務中心可以降低企業成本,分散財務風險,有助于核心業務的發展。對企業集團和下屬子公司、分支機構實施內部審計,對其財務報告的真實性、合規性和合法性進行審計評估,及時提出審計意見,并且督促整改落實。集團財務共享服務中心的建立,對于提升集團公司管理水平,創新管理模式具有積極的作用。對于完善企業管理者的財務信息披露、提升集團公司會計信息的可靠性和透明度具有十分重要的理論和現實意義。
三、搭建財務共享服務中心對策分析
(一)完善財務集中管理
在搭建機場集團財務共享服務中心過程中,要實現財務集中管理,就2010年展開財務集中管理以來取得了良好效果。集團公司要實現資金集中管理,將各個分支機構的資金統一集中管理,并嚴格按照支付制度進行執行,形成資金收支管理和現金池管理管理兩種管理形式。并且要實現零余額管理。集團企業要和銀行之間形成有機的對接,以保證財務信息傳遞的全面和準確。企業要實行統一資產管理。由于西部機場集團分子公司眾多,且分別以獨立財務管理形式存在,為實現財務集中管理,要統一資產管理。同時要做到固定資產投資集中管理,即企業對投資效益、規模實行整體管理,實現對投資項目的嚴格審批。針對企業內部會計核算也要實行統一制度,并制定統一財務報告。根據會計準則規定標準,規范會計核算,統一核算方式等,實現企業一本帳建設。
(二)加強全面預算管理
集團公司加強財務管理要從企業的經營戰略以及經營目標出發,在結合綜合分析基礎上進行全面預算管理。加強全面預算管理,要立足于機場集團發展戰略前提下,對集團公司長遠經濟發展作出預測,并通過財務情況真實反應進行未來財務預算,在對比分析中總結出企業目前經營管理中尚存在的問題,及時進行戰略調整,保證集團利益不受損失,進而實現企業長遠發展戰略目標。加強企業全面預算,要加強集團總公司以及各分子公司的經營預算管理、財務預算管理以及決策預算管理。另外,全面預算管理要注重預算編制,即對集團進行全面調查分析,包括集團總公司以及各分支機構的經營信息和財務信息,根據實際需求不同預算編制的方法也存在差異性。
(三)實現信息化規范管理
傳統財務管理模式已無法適應現階段集團公司發展規模和市場需求,因此要加強財務信息化管理。據調查統計西部機場集團始終堅持以改革促發展,以創新促跨越。集團按照市場化運作、專業化經營、規?;l展的思路,大力發展航空延伸產業,擁有涉及廣告、建筑、運輸、酒店、房地產、信息技術等領域的10個輔業公司,其中有8家收入過億,7家利潤過千萬。就目前西部機場集團發展現狀來看 ,財務信息及相關數據復雜眾多,通過信息化、數字化手段的應用,實現財務數據信息集成,優化資源管理,既滿足人工成本節約,也實現財務、業務信息一體化,實現集團公司各層次財務流程管理標準化和規范化。
(四)加強內部管理與成本控制
財務共享服務中心的建立要在企業內部控制體系相對完善的基礎上,只有保證內部控制管理到位,才能降低風險系數,提高管理規范性。通過加強風險控制和評估,使內部控制結構優化,為財務共享服務中心提供良好內部環境。同時應加強成本控制,即對產品生命周期的成本作業實現有效控制,使成本控制范圍進一步加寬,實現集團公司宏觀成本管理,提高成本效益。
關鍵詞:醫藥企業;共享服務;財務管理
“共享服務”指的是將企業中的專業性活動(財務活動、人力資源管理活動、研發活動等)從分散的業務單元中分離,并進行整合,形成一個獨立的部門來提供統一的服務[1],這樣有利于提高專業性活動的技術能力、整合資源、降低管理成本、提高企業經營管理的核心競爭能力。而醫藥行業,是一個對技術性和專業性要求極高的行業類型,在醫藥企業中推廣“共享服務”的概念,具有較大的管理價值和適用前景。目前,隨著財務管理信息化技術的不斷提升,企業財務管理所需要的專業技能和技術要求也在不斷提升,將財務工作從原本的分散化形式中分離出來,形成一個能夠提供信息化財務管理服務的共享服務組織,具有重要意義。
一、醫藥企業財務管理現狀與新形勢
醫藥行業,是關系到國家經濟發展和國計民生的重要產業。它對于保證人民健康、提高全社會健康水平有著重要的作用。隨著醫改政策的出臺,從目前的醫藥行業發展形勢來看,我國醫藥行業中的醫藥企業將會逐漸趨于規范,企業數量將會減少、企業規模將會增大。但是就目前而言,大部分醫藥企業的財務管理工作都難以勝任逐漸增加的企業規模和逐漸規范化的財務管理要求。
(一)醫藥企業財務管理現狀
首先,我國醫藥企業的財務管理意識十分淡薄,企業的經營管理者常常將財務管理和會計工作視為同一種工作[2],忽視了財務分析、財務預警、財務管理等活動的重要性。并且,企業財務管理活動不規范,僅限于進行內部核算,而沒有進行財務投資分析、財務戰略管理等工作。另外,當前醫藥企業的財務管理方式落后、財務軟件應用不廣,使得企業財務管理活動難以取得高效管理水平。隨著企業規模的擴大,當前的管理方式完全無法承擔擴大之后的財務管理工作量,必須借助互聯網、管理信息系統等先進的財務管理技術來進行成本計算、內部審計等財務管理工作[3]。
(二)醫藥企業的財務管理新形勢
“新醫改”對于基本藥物和醫療服務體系的改革,促進了醫藥行業進入發展新階段,同時也給醫藥企業指出了未來的發展方向[3]。醫藥企業在發展過程中,需要不斷改進企業的經營管理水平,正視并把握良好的發展機遇,通過企業財務管理的創新,來促進企業生產技術、市場營銷等各方面工作的創新和提升。
企業的財務和會計信息化建設已經有一些年頭,財務信息管理工作的作用已經得到了企業的認可。隨著“共享服務”的提出,將企業內部復雜且專業性極強的財務規劃、財務決策、財務控制、財務評價工作進行整合和封裝,形成一個統一的共享服務部門,能夠有效促進財務管理信息化工作的普及和推廣應用。另外,隨著計算機技術、網絡技術、高速通信技術的發展,在一個共享中心而非一個企業中推廣這些現代信息技術的應用,則顯得更加簡單有效。因此,這樣的財務管理方式將會更加高效、低成本,具有標準化和流程化的特點。筆者認為,如果醫藥企業能夠建設一個統一的財務共享服務中心,利用先進的計算機技術、信息技術、網絡技術和通信技術來實現財務信息的管理和共享,將能夠建立醫藥企業的標準化和流程化的財務管理新模式,大大提高企業的財務管理效率。
二、基于共享服務視角的醫藥企業財務管理信息化建設
要建設財務共享服務中心,實現共享服務和財務管理信息化的集成,需要采取如下的措施:
(一)建設財務信息安全管理系統
財務管理的信息化,最基本的工作就是要保障財務信息的安全。同時,共享服務也是基于大數據和信息技術,因此,一定要以財務信息安全管理系統作為依托,保證預算管理信息、成本核算信息、日常財務信息、績效評價信息等財務信息的網絡傳輸安全、信息存儲安全。尤其是一些涉及到商業機密的信息,需要通過設置嚴格的查閱權限、修改權限來篩選訪問者,加強對訪問用戶的管理。在財務共享服務中心的內部,需要不斷更新局域網絡的防火墻技術、存儲技術、設備維護技術、通信安全技術,來保障財務信息的安全存儲、安全共享。
(二)財務管理與會計電算化的結合
財務共享服務中心所運用到的管理信息系統、高速通信網絡、云計算服務等方式,建設投資成本很大。如果能夠有效利用當前的會計電算化系統,一方面能夠節約一大筆投資花費,另一方面,能夠同時推動管理會計的信息化建設速度。例如:利用當前的ERP系統來為財務管理的信息收集服務,將能夠有效減少信息收集系統的建設費用,并且能夠全面收集到企業從原材料采購、入庫、生產、運輸、銷售等各個流程中的詳細數據信息,為財務管理的信息處理提供保障。
(三)財務共享服務中心的人才培養
財務共享服務中心的工作人員,不僅需要懂得基本的會計知識、財務管理知識,還需要能夠熟練進行計算機操作和財務管理軟件操作,了解醫療企業的各個生產流程和環節。因此,需要對財務共享服務中心的工作人員進行專門的培訓,讓他們掌握基礎的共享服務中心所需要具備的計算機能力,通過實地考察等方式了解本企業內部的醫藥產品生產流程、熟悉醫療行業的基本法律制度、企業制度和財務管理相關工作規范[4]。同時,還要重視人才的引進,從高校和科研機構中招聘專門從事財務管理和軟件開發等專業的畢業生和研究人員,提高財務共享服務中心工作人員的教育水平和知識結構。
(四)支持財務共享的軟件開發
醫療企業在建設財務共享服務中心的管理軟件時,為了保證財務信息、產品信息的安全,不泄露重要信息,財務共享和管理的軟件可以不直接從市場上購買,而是采取服務外包和定制的方式,自行開發財務共享的軟件。醫療企業可以借助軟件開發的中介平臺,選擇合適的軟件開發單位進行軟件開發。另外,在開發的過程中,還需要注意結合醫療行業的發展特點和管理特點,尤其是充分利用其他同行企業的財務共享軟件種類,既保證差異性,又保持行業內的共享軟件的大致統一。
三、結語
在財務管理信息化和共享服務逐漸普及的發展背景下,醫療行業作為一個對財務管理工作要求越來越高的行業,在醫療企業內推廣“財務共享服務中心”的財務管理方式,顯得十分重要。要實現財務共享服務中心的共享服務和財務管理信息化的集成,首先,需要保障財務信息的安全、建設財務信息安全管理系統;其次需要將財務管理與會計電算化進行充分結合,有效利用當前的信息化系統;第三要重視財務共享服務中心的人才培養,并加強投資、支持財務共享的軟件開發。只有這樣,才能盡快建成醫療企業的“財務共享服務中心”,促進企業財務管理水平的提高,利于企業的穩定發展。
參考文獻:
[1]駱名揚.基于信息化的A集團財務共享服務中心構建研究[D].中國海洋大學,2014.
[2]張慶龍,張春喜.財務共享服務中心建設咨詢服務系列專題(六) 財務共享服務中心的信息化建設研究[J].中國注冊會計師,2012,06:48-52.
[3]許漢友,姜亞琳,張蓓.“互聯網+”時代管理會計信息化研究――基于財務共享服務視角[J].新會計,2016,01:28-32.
【關鍵詞】績效管理;財務共享服模式;平衡計分卡
一、研究背景
財務共享模式的理念在我國起步相對較晚,我國絕大多數企業的績效管理還停留在傳統模式的基礎上,績效管理思想相對陳舊。中興通訊于2005年建立財務共享服務中心,真正拉開了中國企業實施財務共享服務的序幕,在至今的十年當中,已經實施和準備籌建財務共享服務的企業集團約有八、九十家,企業在集團范圍內實現了簡化和標準化兩個階段后,共享服務從概念階段進入實踐階段。
二、我國企業基于財務共享模式的績效管理存在的問題
(1)財務共享下的績效管理目標不夠明確。在國外,財務共享模式已經產生了30余年,在很多大型跨國集團中得到普遍應用,擁有著豐富的實踐經驗和案例。同時,國外企業在客觀生存環境方面是類似的,這使得它們在采用財務共享模式時,可以通過直接學習這些實踐經驗,使該模式的效益能夠較迅速地得到體現。而迄今為止,我國企業的財務共享模式的應用仍然處于起步階段,試行企業如鳳毛麟角,且運營時間尚短,故而能夠直接應用的實踐經驗少之又少。這使得我國企業在本身對于財務共享模式的理論匱乏和實踐經驗不足的情況下,績效管理目標更加不明確。(2)現有績效管理指標與財務共享模式不匹配。我國部分企業導入財務共享服務模式后,仍沿用原有的傳統績效考評方式對企業集團、各業務單元及中心進行考核。現有的績效評價體系,僅僅停留在結果的考核上,單獨地進行相關指標的量化,沒有綜合反映業務單元以及中心在客戶滿意程度、產品和服務質量、員工發展、財務績效等方面的真實情況。(3)基于財務共享模式的績效管理信息綜合度較低。由于財務共享服務模式以處理大量重復的數據業務為主,企業針對這些數據進行的績效管理尤為重要。成熟的財務共享服務模式通常須具備完善的績效管理系統,通過日報、月報等定期報告以及實時的數據統計為企業提供完善的績效數據支持。
三、我國企業基于財務共享模式的績效管理存在問題產生的原因分析
(1)管理者對財務共享模式缺乏專業認知及戰略引導。財務共享服務模式引入我國之后受到了很大的推崇,中國企業在導入這種新型管理模式后,雖然部分企業取得了不錯的成果,但是,有很大一部分企業只是跟隨潮流,而缺乏財務共享服務模式理論內容的準確理解和理性思考,以及對考核人員在這方面的全面培訓,從而易忽視財務共享服務模式下進行績效管理的真正意義。(2)完善的財務共享模式的績效管理指標體系尚未建立。由于我國財務共享服務模式的理論研究還處于起步階段,科學完善的績效管理指標體系尚未建立。到目前為止還沒有針對財務共享模式下整個企業及各業務單元、中心的全面績效管理的研究。因此,企業急需要一個能全面反映其各個業務單元和中心真實情況的績效管理指標體系。(3)基于財務共享模式的績效管理尚未全面落實。在這些企業中,因為大多考核者一時之間無法適應在這種新型的管理模式的組織結構變化,對新型管理模式的績效考核特點不明確,或者在借鑒國外企業在財務共享服務模式下的成功經驗過程中,只是盲目的照搬,實施過程脫節。他們仍然遵循傳統理解,慣性的認為考核只是人力資源部的事,對考核工作敷衍了事,導致使績效管理流于形式,考核成果無法有效予以應用,挫傷員工的工作積極性,進而影響工作業務處理效率。
四、我國企業基于財務共享模式的績效管理的改進建議
(1)制定合理的財務共享模式下的績效管理目標。制定合理的績效管理目標是實現企業價值的關鍵環節,目標明確則有利于企業在內部營造一種突顯績效的企業文化。此外,明確的目標能夠引導企業選取更加合理的績效指標,企業可以通過績效管理目標在其內部建立一種合理、科學的管理機制,能夠將企業的利益與員工的個人利益有機地整合在一起。在財務共享服務模式下績效管理目標制定的過程中,我國企業可以遵循以下幾條原則:戰略導向原則;②全局化原則;③可驅動原則;④可實現性與挑戰性相結合的原則。(2)建立合理的財務共享模式下的績效管理指標體系??冃Э己酥笜似胶庥嫹挚◤乃膫€角度綜合衡量企業的績效,這四個方面構成了四個指標:財務指標、客戶滿意度指標、企業內部流程指標、企業的學習和創新指標,其中后三個指標是從非財務的角度提出的,可以更加全面地考察組織績效。平衡計分卡的四個指標需要保持平衡,任何一方面的短板都會帶來績效的全面降低。這也是該管理方法強調平衡的重要性所在。(3)建立基于財務共享模式的績效管理信息綜合平臺。財務共享模式下進行績效管理時,由于部分企業缺乏便于各系統間的協同效用的績效考核信息整合系統。因此需要一個能夠適用于財務共享中心的整合績效考核信息的平臺,通過系統間的互聯互通,以及有針對性的整合設計,將傳統會計信息系統進行集成再造,建立一個IT平臺,將財務共享中心制定的一切財務制度都固化在統一的數據庫中,充分發揮多系統在財務共享服務架構下的協同效用,提高績效考核的信息整合水平。
【參考文獻】
[1]陳虎,董皓.財務共享服務[M].中國財政經濟出版社,2009
[2]陳虎.財務共享服務中心的績效管理及評估[J].財務與會計,2008(11)